Table of Contents
整理自 Akiflow 官方說明中心(product.akiflow.com/help)、how-to-use 指南與官網。 涵蓋 11 個分類、約 81 篇文章的核心內容,並擴充實戰建議、情境化 SOP、個人化整合工作流與 30 天導入路線圖。 整理日期:2026-06(通用 KM 版)。部分整合類(18 篇)與角色指南(13 篇)以重點摘要呈現,並附原文連結供深入。
核心心法(先讀這段)
Akiflow 的本質不是「待辦清單 App」,而是一個個人指揮中心(personal command center)——把散落在 Gmail、Slack、Notion、Asana、Jira 等各處的任務,全部匯入一個 Universal Inbox(統一收件匣),再透過 **Time Blocking(時間區塊)**把每件任務排上行事曆,讓你真正去做。
整套設計的精神可濃縮成一句:把「規劃(motion)」與「執行(action)」嚴格分開。Inbox 負責規劃、Today 負責執行,兩者刻意分離,以避免一邊決定要做什麼、一邊又在做事的決策疲勞。
五階段循環:Capture → Process → Plan → Execute → Review(捕捉 → 處理 → 規劃 → 執行 → 回顧)。少了任何一環,系統就會崩潰。
1. 🪴 Getting Started 入門
7 篇:設定帳號、認識核心功能、快速上手。
1.1 The Methodology 方法論
Akiflow 最重要的一篇。完整內容見另一份《Akiflow 方法論 — 專案整理》。核心:四大原則(刻意的生產力、目標清晰、時間區塊、持續改善)+ 五階段循環(Capture/Process/Plan/Execute/Review)。Inbox 與 Today 必須分離,目標是一天清空收件匣幾次達到 Inbox Zero。
1.2 Your Account 你的帳號
帳號設定、個人資料、登入方式(支援以 Google 登入,booking 頁的頭像會沿用 Google 頭像)。訂閱與計費管理。
1.3 Settings 設定
集中管理各項設定的入口,常用區塊:
- Calendars:新增/管理 Google、Outlook 行事曆連線。
- Tasks, Events, Slots:可開啟 Lock Tasks / Lock Time Slots(預設關閉),設定跨桌機、網頁、行動裝置同步。
- Notifications:自訂任務、事件、時間區塊的通知,可單獨靜音特定行事曆帳號的通知。
- Rituals:設定每日/每週儀式的自動觸發時間。
- Share Availability:設定 Buffer Time(會議間緩衝)等。
- AI Center:開啟 Aki、連接 Aki Email 地址。
- Shortcuts:自訂快捷鍵(如建立 Time Slot 的 Option/Alt+Click)。
1.4 Support 支援
官方信箱 support@akiflow.com,團隊週一至週五服務,週末來信週一處理。回報問題時建議附上:出問題前在做什麼、預期與實際結果、瀏覽器/作業系統/裝置版本、截圖或螢幕錄影。
1.5 Mobile App 行動 App(iOS / Android)
專注於「在路上」完成捕捉、處理、執行三大核心:
- 主畫面是行事曆,可切換 Today / Inbox / Week / Month 任務清單。
- 右下 + 建立任務、事件、時間區塊;支援自然語言(如「Call John tod 3pm for 1h」)。
- 各種手勢:左滑開規劃選單、右滑進入多選並批次規劃、右滑拖放到行事曆(拖到「Drag here to cancel」可取消)。
- 原生分享:從任何 App 用 Share → Akiflow,自動建立任務並附上連結。
- Siri / 捷徑、桌面 Widget、長按圖示快速加任務;Live Activities 讓當前任務隨時可見。
- Location 欄位可辨識連結(如貼上 Google Maps 連結直接開啟)。一鍵建立整日事件。
- 部分整合可直接在行動端連線,其餘需透過網頁/桌面版。
1.6 Desktop App 桌面 App
提供最完整、最快速的體驗,有許多桌面專屬的快捷鍵驅動工作流:
- Command Bar:最快建立/編輯任務與事件的方式,可從電腦任何地方喚出。
- Capture:從任何網頁快速存任務/連結/想法,自動帶入頁面標題、連結與選取文字。
- Menu Bar(系統列):一眼看當天進行中與即將到來的任務、時間區塊與事件。
- Focus Timer:用計時的專注時段與排定休息來結構化工作。
- 支援離線工作,回到連線後自動同步。可自訂通知,並可靜音特定行事曆帳號通知。
1.7 Akiflow Webinars 線上研討會
官方影片教學與 webinar,適合搭配文件學習。
2. 📅 Calendar 行事曆
3 篇:管理事件、同步行事曆、分享可預約時段。
2.1 行事曆與事件(Events)
- 行事曆同時支援三種物件:Events(事件)/ Tasks(任務)/ Time Slots(時間區塊),全部可拖放安排。
- 從 Command Bar 或直接在行事曆上建立事件,可加賓客、設定時長、地點、顏色、循環、可用狀態(availability)。
- 支援衝突偵測(Conflict Detection),自動偵測重疊事件。
- 可設定 Primary Calendar(預設行事曆):新建事件的預設歸屬。
2.2 行事曆同步(Calendar Sync)
- 透過 Settings → Calendars 連接 Google Calendar、Outlook Calendar(雙向同步)。
- 多行事曆支援:個人、工作、專案行事曆可在單一介面管理,任務可排到不同行事曆。
2.3 Share Your Availability 分享可預約時段(類 Calendly)
- 選取空檔 → 產生 booking link(預約連結),對方一鍵預約,免去來回喬時間。
- 可設為 Recurring(每週循環),每週同樣日期時間自動重複。
- 可設定 Buffer Time(會議間緩衝),手動與循環時段可分開設定(Settings → Share Availability)。
- 可指定要檢查哪些行事曆以避免重複預約;可自訂預約頁的頭像、事件地點、歸屬行事曆帳號、事件標題、顏色與連結。
3. 🧩 Integrations 整合
18 篇:把各工具的任務自動匯入 Akiflow,打造單一 Universal Inbox。號稱可連 3000+ 工具(含自動化夥伴)。
如何連接:點右上頭像 → Integrations → 選 App → Connect(或在搜尋列輸入名稱)。行事曆類則在 Settings → Calendars 連接。
原生整合清單:
| 類別 | 工具 |
|---|---|
| 行事曆 | Google Calendar、Outlook Calendar |
| 郵件 | Gmail & Superhuman、Outlook Email |
| 通訊 | Slack、Microsoft Teams |
| 筆記/資料庫 | Notion |
| 任務/PM | Microsoft To Do、Todoist、Asana、ClickUp、Linear、Jira、GitHub、Trello |
| 會議 | Zoom |
| 自動化 | Zapier、IFTTT(可再串接數千個 App) |
重點觀念:
- 多數整合把「指派給你的任務」拉進 Akiflow Inbox;星標 Gmail、儲存 Slack 訊息會自動變成任務。
- 雙向同步:Linear、GitHub、Todoist 等支援雙向——在 Akiflow 完成會同步標記來源端完成;其他需兩邊各自更新。
- Todoist 整合:可選擇匯入哪些專案,並保留標籤,與 Gmail/Slack 等其他來源任務一起管理。
- 實務建議(來自進階用戶經驗):不要一次連太多整合,否則 Inbox 會變雜訊。先連主行事曆 + 一個來源,熟練 triage 節奏後再加。Jira 特別容易灌爆 Inbox,務必設定匯入過濾條件。
4. 📁 Task Management 任務管理
11 篇:組織、排序、完成任務的完整體系。
4.1 四層結構:Folders → Projects → Sections → Tags
- Folders(資料夾):把相關專案分組的最上層分類,可展開/收合側邊欄。
- Projects(專案):用
#指派,互斥——每個任務只屬於一個專案。可上色、配 emoji,顏色會顯示在行事曆上,一眼看出一天的時間分配。 - Sections(區段):把專案再切成階段/類別/工作流,讓任務清單更清爽。
- Tags(標籤):用
*指派,可加性——一個任務可有多個標籤(如同時 WIP + Client Feedback)。適合跨專案的橫向分類(如「Waiting For」「Quick Win」)。 - 一句話分辨:Projects 是「這個工作屬於什麼」,Tags 是「你想怎麼篩選它」。標籤要精簡,過多會讓系統退化。
- 建立方式:Command Bar 用
*/#;側邊欄用+;任務彈窗用*/#。可用篩選圖示依 Projects/Tags 過濾,兩者可組合。
4.2 Task Features 任務功能
-
P= Plan(規劃):把任務排到指定日期/時間/時間框,或直接排進 Time Slot。 -
=(或 Cmd/Ctrl+=)= 編輯任務時長。 - Recurrence(循環):每日/每週/每月/特定日重複。
- Lock on Calendar(鎖定到行事曆):把任務變成連結行事曆上的時間區塊,讓他人看見;可設 Public / Private / Busy。預設不鎖定,於 Settings → Tasks, Events, Slots 開啟,跨平台同步。
-
<= 設定 Deadline(截止日):截止日顯示在行事曆頂端。 - 其他:Snooze(延後)、編輯標題/描述/優先級、狀態管理、變更歷史。
4.3 Projects & Tags(專案與標籤)
專屬頁面可檢視某專案的所有任務。可建立 專案專屬 Time Slot:從側邊欄把專案拖到行事曆,或在專案頁拖「Slot」圖示到行事曆;該時段新增的任務會自動繼承專案與名稱。
4.4 Habits 習慣養成
- 即時捕捉任何想法,讓大腦不必擔心遺漏,釋放創造空間。
- 週初與每日達成 Inbox Zero,用循環 Time Slot 組織任務。
- Replan Undone Tasks(魔法按鈕):沒做完的任務一鍵移到同循環/同專案的下一個時段。
- 用
?查看 Everyday tips,挖掘隱藏技巧。
4.5 其他任務管理主題
優先級(Goal / High Priority 等)、Someday 清單(
Cmd/Ctrl+S
送入,需定期檢視)、Inbox 處理(2 分鐘法則:能 2 分鐘內做完就現在做並
E
標記完成,否則
P
排程或送 Someday)。
5. 🔥 Become a Pro 進階高手
8 篇:把效率拉到極致的進階工作流。
5.1 Universal Inbox 統一收件匣
Akiflow 的引擎。所有來源的任務匯流到單一清單,當作你的「外接大腦」。它與 Today 視圖刻意分離,新進任務不會打亂你已排好的當日計畫。
5.2 Command Bar 命令列
power-user 的核心介面。
Cmd+E
(Mac)/
Ctrl+E
(Windows)全系統喚出,不離開當前 App 就能建立任務。支援自然語言解析,例:輸入「Call John tomorrow 3pm for 1h #Marketing」會自動解析日期、時間、時長與專案。也可用來編輯、導航、錄語音給 Aki。
5.3 Shortcuts 快捷鍵
Akiflow 是 keyboard-first 設計,速度來自快捷鍵(詳見附錄 A)。桌面版有獨家快捷工作流。
5.4 Rituals 儀式(每日/每週)
內建晨間、晚間、每週三種結構化檢視:
- 晨間(5–10 分):回顧昨天 → 設定今天 1–3 個目標 → 清空 Inbox → 時間區塊排好今天。
- 晚間關機(Daily Shutdown):回顧今天完成了什麼 → 重排沒做完的 → 預備明天。
- 於 Settings → Rituals 設自動觸發,不必靠記憶。少了儀式,逾期任務會堆積、Inbox 會膨脹,整個系統幾天內就變負擔。
5.5 Focus Timer / Focus Mode 專注計時與專注模式
-
F進入 Focus Mode:隱藏其他所有東西,只留下「現在該做的事」。 - Focus Timer:類 Pomodoro,但直接綁定你排定的那個任務;會記錄實際工時 vs 預估,作為改進未來估時的依據。
- 支援 Pomodoro、timeboxing、自訂時長等方法。
5.6 Capture 快速捕捉
桌面版功能:從任何網頁一鍵存成任務,自動帶入頁面標題、連結與選取文字,不打斷心流。
5.7 Stats 統計
回顧進度、分析任務與專案花費的時間、查看 Inbox Zero 連續達成天數(streak),用數據改進規劃。
5.8 Booking / Meeting Link 預約連結
分享空檔讓對方一鍵預約,支援一次性或循環;可自動加入 Zoom 等視訊;即時更新變更。
6. 🤖 Aki & AI Features Aki 與 AI 功能
8 篇:Aki 是內建的 AI 個人助理。
6.1 Meet Aki 認識 Aki
- 親切、擬人的 in-app 助理,可管理任務、查 Inbox、看行事曆等(也支援 WhatsApp)。
- 開啟:Settings → AI Center → 開 Aki。按
A與 Aki 對話,或點右下角圖示。 - 支援 50+ 語言文字、30+ 語言語音轉錄;可在 Command Bar 直接錄語音。
- Aki Email:Settings → AI Center 連接郵件地址後,可把信件(如航班確認)轉寄到 aki@akiflow.com,Aki 自動辨識日期細節並建立事件/任務。注意:只處理 Aki 為主要收件人(To)的信,CC/BCC 不處理。
- Siri 整合:語音免手動建立任務/事件,如「Hey Siri, use Akiflow, please add a task…」;建議用兩段式指令(先說 Use Akiflow,再說需求)。
6.2 What Can Aki Do 能力總覽
- 建立/編輯:任務、事件、時間區塊(可指定賓客,賓客可從聯絡人或新 email 指定)。
- 重排:把任務或含循環任務的時間區塊移到新時間。重排時間區塊時,未完成任務一起移動;若有已完成任務,原時段保留已完成者,並另建新時段帶走未完成者。
- 完成:「Aki, mark Call plumber as completed.」
- 刪除:只能刪 Aki 自己建立的任務,會進垃圾桶(非永久刪除,垃圾桶需從桌面/行動 App 進)。
- 查詢排程:「what’s left on my to-do list?」「when’s my next free slot?」「check my inbox」「summarize my Inbox tasks」;不顯示已婉拒(declined)的事件;可依目標/優先級篩選;支援逾期任務追蹤。
6.3 Aki Workflows 自動化工作流
- 把重複動作、例行任務與通知自動化。
- 設定頁:瀏覽既有 workflow 或「Start from Scratch」自建;設定 Title(+emoji)、Prompt(定義 Aki 要說/做什麼)、排程,Save 啟用。
- Active Workflows 區一覽所有運行中的自動化。
- 智慧通知:同一時間或 15 分鐘內的 workflow 會合併成單一訊息(Merged Messages);Smart send 只在有用時才發,避免通知轟炸。
- 提供現成範本(template)。
7. 🕰️ Time Blocking 時間區塊
5 篇:把任務排進專屬時段以保持專注。
7.1 Time Slots 時間區塊(核心)
- 把 Time Slot 想成行事曆上的容器,裡面裝多個任務(如「Deep Work: 產品策略」工作時段)。是 Akiflow 與其他工具最大的差異點。
- 建立:Hold
Option ⌥ + Click(Windows 為Alt)在行事曆畫出時段(可在 Settings → Shortcuts 自訂);或在行事曆點一下建立後切換為 Slot。 - 設計理想的一週:先為各類活動(admin、marketing、fundraising、個人時間)配時段,再之後把具體任務分配進去。
- 進度條:每個 Slot 顯示內含任務的完成進度。
- 循環:Slot 可像任務一樣設循環;可在循環 Slot 內放循環任務(選 Copy the Slot recurrence)。
- 拖放重排:移動 Slot 會連同內含任務一起重排;右鍵開選項選單;Command Bar 可編輯 Slot 與內含任務。
7.2 Replan Undone Tasks 重排未完成任務
跨天大任務的建議做法:把任務放進今天的 Time Slot,工作到時段結束若沒做完,點 Slot 的 Magic Button → Replan Undone Tasks(或選任務按
P
),自動移到下一個同循環/同專案時段。
7.3 Lock(鎖定)行為
- 任務與 Time Slot 的 Lock 預設關閉,於 Settings → Tasks, Events, Slots 開啟,跨平台同步。
- 鎖定 Time Slot = 在 Google/Outlook 行事曆上阻擋該段時間。為避免雜亂,鎖定後不會在外部行事曆同時顯示 Slot 與其內含任務(只顯示 Slot)。
- 拖一個已鎖定任務進未鎖定 Slot,該 Slot 會被鎖定;Slot 內的任務則自動解鎖。
- 可指派 Project 給 Time Slot。
7.4 專案專屬 Time Slot
從側邊欄拖專案到行事曆,或從專案頁拖「Slot」圖示;新增任務自動繼承專案與名稱當標題。
8. 🤝 Akiflow for Teams 團隊版
3 篇:在保有個人規劃的前提下,讓團隊協作。
- Team Calendars / Calendar Checking:一鍵查看同事行事曆與空檔,即時協調。
- Shared Availability:與成員分享可預約時段,簡化排會。
- Shared Rituals:跨成員共享一致的規劃/關機儀式。
- Unified Billing(統一計費):管理員集中管理多人訂閱,團隊成員享折扣(各方資料約為 40%),成員加入團隊時個人訂閱會暫停。
- 定位:Akiflow 本質是個人規劃層,不是 PM 套件;團隊功能是「在不犧牲個人規劃控制權下協作」。需要全域工作負載檢視的管理者仍需搭配 PM 工具。
9. 🚀 Strategies 生產力策略
3 篇:可套用在 Akiflow 上的決策與排序框架。
9.1 Eisenhower Matrix 艾森豪矩陣(官方主推)
源自美國第 34 任總統 Eisenhower 的時間管理哲學,依「緊急 × 重要」分四象限:
| 重要 | 不重要 | |
|---|---|---|
| 緊急 | Do 立即做(關鍵投資人會議、簽約) | Delegate 委派(回社群訊息、排會議) |
| 不緊急 | Schedule 排程稍後(與團隊討論流程優化) | Eliminate 刪除/封存(測試新內部通訊 App) |
在 Akiflow 落地的做法:
- 用 Tags 建四個象限標籤,搭配 Projects 與 Time Blocking。
- 用 Daily Planning / Daily Shutdown 儀式檢視 Inbox,把任務歸到對應象限。
- Urgent/Important(Do)→ 立即處理,加上 Goal/High Priority 等優先級。
- Important/Not Urgent(Schedule)→ 用具體日期或 Time Frame 排程,避免它變成緊急。
- 用 Weekly Rituals 檢視四象限的分布是否健康。
9.2 2 Lists 法 / MIT(Most Important Tasks)
每天開始時挑出 1–3 個「最重要任務」——完成它們就算成功的一天。是比矩陣更輕量的排序法。延伸還有「吃青蛙」(先做最難最高價值的那件)。
9.3 其他可搭配的框架(官方 blog 延伸)
Pareto 80/20 法則、RICE 評分、Ivy Lee 法、Pomodoro、ABC 優先級(A 任務未完成前不碰 B)等。核心精神(引 Stephen Covey):「不是把行事曆上的事排優先序,而是把你的優先要務排進行事曆。」
10. 💜 About Akiflow 關於 Akiflow
2 篇:定價、品牌識別、合作、安全性。
10.1 Pricing 定價
- 採 Pro 單一付費方案,提供 7 天免費試用;無完全免費方案。
- 月繳與年繳兩種(年繳大幅折扣)。各第三方來源報價略有出入(月繳約 US$24.99–34、年繳折算後約 US$9.5–19/月),以官方 pricing 頁為準。
- Parity Purchasing Power(購買力平價):依各國平均所得調整價格,實際價格因所在地而異。
- 特定族群折扣:軍人、學生、醫護人員等可洽 support 詢問折扣。
- Pro 含:無限整合、無限任務與會議、全功能、Aki AI 助理(部分方案含 1:1 coaching call)。
10.2 Security & Brand 安全性與品牌
官方安全性說明見 product.akiflow.com/help/articles/9413118-security;另有品牌識別與合作(Ambassador / Partnership)說明。
11. 🧠 Personalized Guides 個人化角色指南
13 篇:依角色/情境量身的工作流範例。共同基礎都是「Folders/Projects/Sections/Tags + Time Blocking + Rituals」,差別在範例情境。
| 角色 | 重點工作流 |
|---|---|
| Founders & C-levels 創辦人/高階主管 | 把會議、策略專案、團隊協調整合成單一每日計畫;用理想週 Time Slot 配置 admin/marketing/fundraising |
| Developers 開發者 | 整合 Jira、Linear、GitHub 把開發任務拉進 Inbox;雙向同步保持來源端一致;時間區塊保護 deep work |
| Designers 設計師 | 用 Folders 分管創意專案/客戶請求;Projects 上色配 emoji;Sections 切設計階段;Tags 標 WIP / Client Feedback / Research |
| Marketers 行銷 | 規劃 campaign、追任務、排會議,確保策略一致 |
| Sales 業務 | 組織客戶互動、跟進、團隊會議以推動業績 |
| Students / 其他 | 以課業、報告、deadline 為情境的捕捉與時間區塊;另有 Consultants 等情境指南 |
共同最佳實踐:用 Folders/Projects/Sections 建結構但保持簡單;Tags 精簡一致;用每日與每週 Rituals 定期回顧 Folders/Projects/Tags 以對齊優先序;盡量整合與自動化(如同步 Jira/Linear 集中工作流)。
12. ⭐ 實戰建議與最佳實踐
以下整理自官方方法論 + 資深用戶實戰經驗,是「知道功能」之外真正讓系統不崩潰的關鍵。
12.1 規劃節奏:把每日規劃壓在 10 分鐘內
過度組織(over-organising)是真實的陷阱——花太多時間整理任務,反而沒去做。設一個硬上限:每日規劃 ≤ 10 分鐘。如果超過,代表你在「玩系統」而不是「用系統」。
12.2 估時務必加 20–30% buffer
多數人嚴重低估任務耗時,一個區塊超時就會骨牌式拖垮整天。做法:用 Focus Timer 記錄「實際 vs 預估」兩週,然後在估時上固定加 20–30% 緩衝。這一個改變,會讓時間區塊從「理想」變「可行」。
12.3 整合由少到多
不要一次連一堆整合,Inbox 會變雜訊。先連主行事曆 + 一個任務來源,熟練 triage 節奏後再加。Jira/PM 工具特別容易灌爆 Inbox,務必設匯入過濾條件。
12.4 Projects 與 Tags 分工要清楚
- Projects(
#,互斥)=「這個工作屬於什麼」,上色後在行事曆一眼看出時間分配。 - Tags(
*,加性)=「你想怎麼篩選它」(如 Waiting For / Quick Win / Deep Focus)。 - Tags 要精簡:標籤太多系統會退化。寧可少而一致。
12.5 用 Lock 保護 Deep Work
把最重要的深度工作排成 Lock 的 Time Slot,它會在 Google/Outlook 行事曆上佔位,讓別人約不到你。這是把「我打算專注」變成「別人看得到的承諾」。
12.6 Replan Undone 是「訊號」而非常態
偶爾沒做完用 Replan Undone Tasks 很方便;但若你天天在 replan,那是兩個警訊:估時不準,或當天排太滿。把它當儀表板,不要當習慣。
12.7 Inbox vs Today 的紀律
- 規劃的時刻(清 Inbox、排程)與執行的時刻(只看 Today)要分開。
- 白天執行時不要回去翻 Inbox;新進的東西就讓它躺在 Inbox,等下一次規劃再處理。
- 這是整套方法論最容易破功、也最值錢的一條紀律。
12.8 2 分鐘法則
處理 Inbox 時,每個項目:能 2 分鐘內完成 → 現在做掉並
E
標記完成;否則 →
P
排程,或
Cmd/Ctrl+S
送 Someday。不要讓「之後再說」累積。
12.9 別把 Akiflow 當專案管理工具
它沒有 Gantt、Kanban、原生子任務,也不是團隊協作平台。它是疊在你既有 PM/資料庫之上的「個人執行層」。需要那些功能就留著原工具,讓 Akiflow 專心做排程與執行。
12.10 用儀式防止系統腐化
少了每日/每週儀式,逾期任務會堆積、Inbox 會膨脹,幾天內整套系統就從工具變負擔。五分鐘的結構化檢視就能擋下這件事。於 Settings → Rituals 設自動觸發,不靠記憶。
13. 🔁 情境化使用流程(SOP)
可直接照做的步驟流程。建議把 SOP 1–3 設成 Akiflow 的循環 Time Slot 或 Ritual。
SOP 1 ── 晨間規劃儀式(5–10 分)
1. 開 Daily Planning Ritual(或手動)
2. 回顧昨天:未完成的任務 → Replan 或重新評估是否還要做
3. 設定今天 1–3 個 MIT(最重要任務)
4. 清空 Inbox(套 2 分鐘法則:做掉 / 排程 / 送 Someday)
5. 切 Day 視圖(D),把今天的任務拖進 Time Slot,先排 MIT 與 deep work
6. 確認 deep work 區塊已 Lock
→ 完成後不再回 Inbox,進入執行模式
SOP 2 ── Inbox Triage 決策樹
每個 Inbox 項目問三題:
┌─ 這是我要做的事嗎?
│ 否 → 刪除 / 送 Someday(Cmd/Ctrl+S)
│ 是 ↓
├─ 2 分鐘內做得完嗎?
│ 是 → 現在做掉 → E 標記完成
│ 否 ↓
└─ 指派 Project(#)與必要 Tag(*)→ P 排程到日期/時間框/Time Slot
SOP 3 ── 晚間關機儀式(Daily Shutdown,5 分)
1. 回顧今天完成了什麼(慶祝小成功)
2. 把沒做完的任務 Replan 到明天或重排
3. 快速預備明天:挑出明天的 MIT
4. 看 Stats:今天的時間花在哪、Inbox Zero streak
5. 關機,帶著清明的心下班
SOP 4 ── 每週規劃:設計理想週(15–20 分,建議週日或週一晨)
1. 開空白行事曆,先放固定錨點(固定會議、課程、家庭時間、運動等)
2. 為每類活動建「循環 Time Slot」(admin / 研究 deep work / 教學 / 寫作 / 家庭)
3. 預留 buffer 與休息、用餐區塊(別排滿)
4. 之後每天再把具體任務分配進對應的循環 Slot
→ 一週的骨架固定,每天只需做「填任務」的微調
SOP 5 ── 跨天大任務切塊
情境:一個任務需要 2 小時,但今天只擠得出 1 小時
1. 把任務放進今天的 Time Slot,照常做
2. 時段結束沒做完 → 點 Slot 的 Magic Button → Replan Undone Tasks
(或選任務按 P)→ 自動移到下一個同循環/同專案時段
SOP 6 ── 會議預約(取代來回喬時間)
1. 按 S(Share Availability)→ 選你要開放的空檔
2. 需要每週固定 → 設 Recurring
3. 設 Buffer Time(會議間緩衝)與要檢查的行事曆(避免重複預約)
4. 產生 booking link 寄給對方 → 對方一鍵預約 → 自動建事件(可附 Zoom)
SOP 7 ── 隨手捕捉(不打斷心流)
桌面:Cmd/Ctrl+E 喚 Command Bar,自然語言輸入
例「Call 王經理 tomorrow 3pm for 30m #專案名」
網頁:用 Capture 一鍵把網頁存成任務(自動帶標題+連結+選取文字)
手機:Share → Akiflow、Siri、長按圖示、Widget
郵件:把含日期的信轉寄 aki@akiflow.com,Aki 自動建事件/任務
14. 🧬 進階整合工作流範例(Todoist + Akiflow + Calendar)
一個常見的三工具協作模式。重點:三個工具各司其職,資料不重複建。
14.1 三層角色定位
| 層 | 工具 | 角色 | 不該在這裡做的事 |
|---|---|---|---|
| 資料層 | Todoist(PARA 等分類法) | 中央任務資料庫、長期歸檔、領域分類 | 不在這裡做每日時間排程 |
| 排程層 | Akiflow | 每日/每週時間區塊、執行、Inbox triage | 不在這裡重建專案層級結構 |
| 顯示層 | Google Calendar | 對外顯示、跨裝置查看、他人協調 | 不在這裡建任務(任務由 Akiflow 鎖定過來) |
14.2 資料流
各來源(Gmail / 想法 / Todoist 任務)
│ 捕捉
▼
Todoist(依領域 / PARA 歸檔)──雙向同步──▶ Akiflow Inbox
│ Triage + 時間區塊
▼
Akiflow Today(執行)
│ Lock 任務/Slot
▼
Google Calendar(顯示 / 對外)
關鍵紀律:任務的「真相來源(source of truth)」在 Todoist;Akiflow 負責「什麼時候做」。雙向同步下,在 Akiflow 完成 → Todoist 同步標記完成,所以不要兩邊各建一次。
14.3 把工作領域對應成 Akiflow 理想週 Time Slot(範例)
以下為可調整的起始範本,不是處方。請依自己的固定行程(會議、課程等)微調。
| 工作領域 | 對應 Akiflow 循環 Time Slot | 顏色建議 |
|---|---|---|
| 核心職務 | 主要業務時段 — 多為固定錨點 | 紅 |
| 行政庶務 | Admin 批次處理(郵件/簽核/會議) | 灰 |
| 專案 A | 專案 deep work | 橙 |
| 研究/學習 | deep work(產出/分析) | 藍 |
| 教學/分享 | 備課/帶教時段 | 綠 |
| 財務 | 每月 1–2 個批次區塊 | 黃 |
| 家庭/個人 | 家庭與個人時間(建議 Lock) | 粉 |
14.4 三種「日型」範本
外勤/會議日(固定行程為主)
晨:5 分晨間儀式 → 只挑 1 個 MIT(零碎空檔能推進的)
日:固定行程錨點(Lock)→ 空檔用 Admin 批次 Slot 清郵件/簽核
晚:關機儀式 → 把 deep work 任務 Replan 到深度工作日
深度工作日(deep work 為主)
晨:5–10 分規劃 → MIT = 主要產出(寫作 / 分析 / 設計)
日:2–3 個 Lock 的 deep work Slot(各 90 分,中間 buffer)
進 Focus Mode(F),Focus Timer 記錄實際工時
晚:關機 → 對照估時 vs 實際,調整明天區塊
混合日
上午:1 個 deep work Slot(Lock)
下午:行政批次 + 教學/協作
傍晚:家庭/個人時間(Lock)→ 晚間關機
14.5 與自動化的銜接
- Zapier / IFTTT:可讓外部 AI 助理或自動化在對話中建/改 Todoist 任務,任務再雙向流進 Akiflow Inbox 排程——維持「捕捉 → 排程」的單向乾淨流。
- Aki Email:把含日期的信(會議邀請、行程確認)轉寄 aki@akiflow.com,自動建事件。
- 命名慣例:用一致的專案命名(如 parent-code+letter)作為 Akiflow Project;Tags 只用少數橫向標籤(如
#待回覆、#deep、#出差)。
15. 🚦 30 天導入路線圖
一次只導入一層,避免「設定一週、放棄一個月」。
| 週次 | 目標 | 具體動作 |
|---|---|---|
| Week 1 基礎 | 捕捉變習慣 | 連主行事曆 + 一個來源(Todoist);裝桌面 App 與 Command Bar;只學 5 個快捷鍵(
Cmd/Ctrl+E
、
D
、
P
、
E
、
Cmd/Ctrl+S
);每天用 Command Bar 捕捉 |
| Week 2 處理與規劃 | Inbox Zero + 時間區塊 | 練 Inbox Triage(SOP 2);開始把任務拖上行事曆;設晨間儀式自動觸發;估時加 20% buffer |
| Week 3 進階 | 理想週 + 保護專注 | 設計循環 Time Slot 理想週(SOP 4);把 deep work Lock;連第二個整合;設晚間關機儀式 |
| Week 4 自動化與優化 | 系統自運轉 | 建 1–2 個 Aki Workflows;每週看 Stats 調整;設週間儀式;校正估時 buffer;清掉沒在用的 Tag |
通過 30 天後,系統應該已經「自運轉」:每天規劃 ≤10 分、Inbox 每天清空 1–2 次、deep work 有被 Lock 保護。
16. 🔗 Todoist 整合詳解
若把 Todoist 當中央資料庫、Akiflow 當排程層,這是最關鍵的一條整合。官方文件:product.akiflow.com/help/articles/3034975-todoist
16.1 設定步驟
1. 右上頭像 → Settings → Integrations → 點 Todoist
2. 選擇要匯入哪些 Todoist 專案
3. 每個專案可選:
- 只匯入「指派給你」的任務,或
- 匯入「所有任務」(個人專案只有這個選項)
4. 務必點 Start Sync 才會開始同步
16.2 任務匯入後出現在哪裡
- 進 Inbox:該任務在 Todoist 還沒排日期(no Date)。
- 直接排上行事曆:該任務在 Todoist 已設 Date,Akiflow 依其日期排程。
- 小技巧:選取任務按
O(Open)會跳回對應的 Todoist 任務頁。
16.3 雙向同步(Two-way Sync)的行為
這是 Akiflow ↔ Todoist 最重要的部分:
| 你在 Akiflow 的動作 | Todoist 端會 |
|---|---|
| 規劃/排程一個 Todoist 任務(給日期) | 回寫更新該任務的 due date |
| 標記完成 | 同步標記完成(打勾) |
| 加標籤(label) | 同步到 Todoist |
| 編輯任務內容 | 同步更新 |
➡️ 核心紀律:同一個任務不要兩邊各建一次。在 Todoist 建立、在 Akiflow 排程,讓兩邊指向同一筆。
16.4 已知限制(務必記得)
- 刪除不同步:在 Akiflow 刪任務不會反映到 Todoist;反之若在 Todoist 刪了,要記得回 Akiflow 也刪(否則會殘留)。
- 雙向同步只對「今天起」建立/編輯的任務生效:啟用整合前的舊任務,完成/編輯不保證回寫。
- 會匯入120 天內的較舊任務,啟用後 Inbox 可能突然冒出一批舊任務——用多選批次處理。
- 若不小心匯入太多:多選(multi-select)後批次行動清理。
16.5 整合的實務建議
- Todoist 維持 PARA / 領域分類作為真相來源與長期歸檔。
- 在 Akiflow 只匯入目前活躍的領域/專案,避免 Inbox 雜訊(呼應「整合由少到多」原則)。
- 用一致的專案命名對應 Akiflow 的 Project;Todoist 的 label 會一起同步過來,可當橫向 Tag 用。
- 流向維持單純:Todoist(建立/歸檔)→ Akiflow(排程/執行)→ 完成回寫 Todoist。
17. 🤖 Akiflow MCP 串連(AI 助理直連)
這是 Akiflow 新增的 MCP(Model Context Protocol)伺服器,讓 Claude、ChatGPT、Cursor、Windsurf 等 AI 助理直接連到你的 Akiflow 帳號操作任務與行事曆。官方文件:product.akiflow.com/help/articles/4302815-akiflow-mcp
17.1 連線資訊
MCP server URL: https://mcp.akiflow.com/mcp
- 當 AI 工具要求 remote MCP server URL 時,貼上這個完整 URL。
- 連線時會要求用你的 Akiflow 帳號登入授權。
- 也可在 Akiflow 桌面 App 的 Settings → MCP 找到此 URL。
- 支援的 AI 工具:Claude(Free/Pro/Max/Team/Enterprise)、Claude Code、ChatGPT、Cursor、Windsurf、其他 MCP 相容工具。
- 一條連線即可讓 AI 看見你所有已連接的行事曆。
17.2 連上後能做什麼
- 查行程:「明天看起來怎樣?」「下週哪些會議有賓客?」「哪些事件有人婉拒?」
- 建任務:「建一個『複審 Q3 報告』,週五到期。」
- 規劃任務(日/週/月):「排到下週」「移到六月」「明天 9 點」。
- 查 Inbox / Someday:「我 Inbox 現在有什麼?」「show my someday tasks。」
- 建立/編輯 Time Slot:「明天 9 點建一個 90 分鐘的時段做報告。」
- 更新任務:設高優先級、加進某專案、設 45 分鐘時長、標記完成。
- 移回 Inbox、建立行事曆事件(「明早 block 兩小時 deep work」)。
- 瀏覽專案/標籤/行事曆/優先級:「show 我的高優先任務」「Roadmap 專案裡有什麼?」
- Meeting Assistant 逐字稿:「摘要我上一場會議」「我 10 點那通電話的 action items?」「找這個行事曆事件的逐字稿。」(需 Meeting Assistant 附加功能)
- 編輯/取消事件:「把 3 點會議移到明天」「加 Alex 為賓客」「取消但不通知賓客」。
- 依 ID 讀取特定項目:助理建立/找到項目後,可用該 ID 後續精準讀取或更新。
17.3 用得更好的技巧(官方 tips)
- 任務標題寫清楚:助理靠標題理解任務,描述性標題效果更好。
- 明確說時間粒度:要排到「確切時間 / 整天 / 整週 / 整月」講明白。
- 指名專案/標籤/行事曆:助理會先查你的清單再建立。
- 不想通知賓客就說「do not notify guests」(預設會發邀請/更新)。
- 善用 item ID 做後續精準操作。
- 給任務設時長:有時長,助理能更聰明地塞進可用空檔。
- 要某段期間就指定日期範圍:行程是依日期範圍讀取,缺東西就請它查「上個月」「下一季」。
17.4 安全與權限
- 連線採帳號登入授權;可隨時在 Akiflow 端中斷(disconnect)MCP 連線。
- AI 是否能刪任務/事件、邀請賓客、加會議連結、編輯循環項目等,官方 FAQ 有逐項說明(以官方頁為準)。
- 注意「planning a task(排程)」與「setting a deadline(設截止日)」是兩件事——前者決定何時做,後者是到期日。
17.5 兩種 MCP 路徑的差異
AI ↔ 任務串連其實有兩條路,定位不同:
| 路徑 | 連到什麼 | 適合 |
|---|---|---|
Akiflow MCP(
mcp.akiflow.com/mcp
,官方原生) | 直接操作 Akiflow 的任務、行事曆、Time Slot、Meeting 逐字稿 | 讓 AI 助理直接「排程/查行程/處理會議 action items」 |
| Zapier MCP → Todoist | 操作 Todoist(中央資料庫) | 讓 AI 助理在「真相來源」建立/歸檔任務 |
建議分工:
- 要 AI 助理 建立/歸檔任務到中央庫 → 走 Zapier→Todoist(任務再雙向同步進 Akiflow)。
- 要 AI 助理 排程、看當日行程、整理會議 action items、建 Time Slot → 走 Akiflow MCP。
- 兩者搭配,正好對應「Todoist 捕捉/歸檔 → Akiflow 排程/執行」的分層,讓 AI 助理在兩端都能動手。
提醒:兩條路都可能操作到同一筆任務,留意別讓 AI 助理在 Todoist 與 Akiflow 重複建立(因為它們本來就會雙向同步)。下指令時講清楚「建在 Todoist」或「在 Akiflow 排程既有任務」。
18. 🎙️ Meeting Assistant 會議助理
Akiflow 的 AI 會議記錄功能(需 Meeting Assistant 附加功能 / add-on)。它和第 17 章的 MCP 直接相連——你可以叫 Claude 讀逐字稿、抓 action items。官網:akiflow.com/meeting-assistant
18.1 能做什麼
- 會議錄製 + 逐字稿:自動錄會議並生成文字記錄。
- 摘要 + Action Items:單場會議可取得 summary、行動項目與完整 transcript。
- Pre-meeting Research(會前研究簡報):會議前提供研究/背景簡報(briefs)。
- 行動項目轉任務:把某場會議的 action item 一鍵建成 Akiflow 任務,直接進你的排程流程。
18.2 透過 MCP / Aki 操作(實務操作)
連上 Akiflow MCP 後,可直接對 AI 助理下:
- 「摘要我上一場會議。」
- 「我 10 點那通電話的 action items 是什麼?」
- 「找這個行事曆事件對應的逐字稿。」
- 「把這場會議的待辦變成 Akiflow 任務,排到本週。」
MCP 工具層對應:list_transcripts(列出錄音)、get_transcript / get_transcript_by_event(取單場逐字稿含摘要與行動項目)、以及由 action item 建立任務。
18.3 適用情境
- 各類會議(品質會議、研究 meeting、跨部門協調)→ 用會議助理留下逐字稿,會後讓 AI 助理抽出 action items 直接排進對應領域的 Akiflow 專案。
- 與「會前研究簡報」搭配:重要會議前先整理背景,省去人工準備。
- 注意:此為付費 add-on,且涉及錄音,跨組織會議請留意對方同意與所在組織的隱私規範。
附錄 A:快捷鍵速查表
| 快捷鍵 | 功能 |
|---|---|
Cmd+E
/
Ctrl+E
| 全系統喚出 Command Bar(快速捕捉) |
Cmd+K
/
Ctrl+K
| 開啟命令列搜尋(Ask AI or search) |
D
或
1
| 切換行事曆為 Day 日檢視 |
P
| Plan 規劃任務(排日期/時間/時間框/Time Slot) |
E
| 標記任務完成 |
Cmd+S
/
Ctrl+S
| 送入 Someday 清單 |
=
(或
Cmd/Ctrl+=
) | 編輯任務時長 |
<
| 設定截止日 deadline |
#
| 建立/指派 Project |
*
| 建立/移除 Tag |
!
| 編輯優先級 priority |
H
| 設為優先 Goal(最高優先) |
L
| 編輯任務連結 Links |
O
| 開啟任務所有連結 / 開啟專案頁(也用於跳回 Todoist 來源) |
G
| Go to 導航(跳到某功能 / 專案 / 標籤,如「Meet With」) |
A
| 與 Aki 對話;
Option/Alt + A
= Aki 語音 |
F
| 進入 Focus Mode 專注模式 / Pin Time Slot |
S
| Share Availability 分享可預約時段 |
Cmd D
/
⌥ Click
| 複製任務 / 事件 / Time Slot |
Backspace
| 刪除事件 / Time Slot |
Shift+Click
(Win:
Alt
) | 移動循環項目時套用到「整個系列」(預設只改該次) |
?
| 查看 Everyday tips(隱藏技巧) |
Option ⌥ + Click
(Win:
Alt
) | 在行事曆建立 Time Slot(可於 Settings → Shortcuts 自訂) |
| 右鍵 Time Slot | 開啟 Slot 選項選單 |
快捷鍵可在 Settings → Shortcuts 自訂;部分鍵因鍵盤配置而異。
附錄 B:核心名詞對照表
| 英文 | 中文 | 說明 |
|---|---|---|
| Universal Inbox | 統一收件匣 | 各來源任務匯流的單一清單,你的「外接大腦」 |
| Capture | 捕捉 | 把腦中與各 App 的事項收進系統 |
| Process / Triage | 處理/分流 | 把 Inbox 項目轉成可執行任務並排序 |
| Time Blocking | 時間區塊 | 把任務排上行事曆的時段 |
| Time Slot | 時間區塊容器 | 行事曆上裝多個任務的容器(如 Deep Work 時段) |
| Lock on Calendar | 鎖定到行事曆 | 在外部行事曆阻擋時間、對外可見 |
| Rituals | 儀式 | 每日/每週的結構化規劃與回顧 |
| Daily Shutdown | 每日關機 | 晚間回顧+預備明天的儀式 |
| Focus Mode / Timer | 專注模式/計時 | 隱藏雜訊、綁定當前任務的深度工作 |
| Replan Undone Tasks | 重排未完成任務 | 一鍵把沒做完的任務移到下一時段 |
| Inbox Zero | 收件匣清空 | 一天清空 Inbox 幾次的目標狀態 |
| Someday | 將來/也許 | 尚未可執行、需定期檢視的清單 |
| Aki | AI 助理 | 內建擬人 AI,可建立/重排/查詢 |
附錄 C:每日理想流程
晨間儀式(5–10 分)
回顧昨天 → 設今天 1–3 目標 → 清空 Inbox(2 分鐘法則) → 時間區塊排好今天
│
▼
白天執行
切 Day 視圖 → 拖任務到 Time Slot → 按 F 進 Focus Mode → 一次一件做
新進任務只進 Inbox,不碰 Today 的計畫
│
▼
晚間關機儀式
回顧今天完成 → Replan 未完成 → 預備明天 → 檢視 Stats 與 Inbox Zero streak
附錄 D:自然語言輸入速查
在 Command Bar(
Cmd/Ctrl+E)邊打字邊用,把特殊符號 + 自然語言組合起來,幾秒建好一筆任務。 範例:Call 王經理 tomorrow 3pm for 1h #專案名 !high <Fri
特殊符號(邊打邊帶欄位)
| 符號 | 作用 | 例 |
|---|---|---|
#
| 指派 Project |
#專案名
|
*
| 指派 Tag |
*待回覆
|
!
| 設優先級 |
!high
|
<
| 設截止日 |
<Friday
|
=
| 設時長 |
=90m
、
=2h
|
日期 / 時間 / 時間框(自然語言)
| 你輸入 | Akiflow 解讀 |
|---|---|
today
/
tomorrow
/
tod
| 今天 / 明天 |
next Monday 2pm
| 下週一下午 2 點 |
3pm for 1h
| 下午 3 點,時長 1 小時 |
This Week
/
Next Month
| 排進時間框(尚無確切日時,進 Upcoming) |
循環(自然語言)
| 你輸入 | 結果 |
|---|---|
Pay bills June 1st every month
| 每月 1 日循環 |
Check XYZ every week on Thursday
| 每週四循環 |
every day
/
every weekday
| 每日 / 每工作日 |
小技巧
- 移除誤判:打字時若某段被誤判成日期,按
Backspace或ESC取消辨識(例:把「Lunch with Tom」中的 tomorrow 抹掉)。 - 自動帶連結:開 Command Bar 前先複製(
Cmd/Ctrl+C)一段網址或文字,建立任務時會自動附到 Links;之後按O開啟。 - 規劃進 Time Slot/Project:在 Plan(
P)時輸入#專案名可搜尋帶該專案的 Time Slot。 - 循環項目編輯:在行事曆拖動循環任務預設只改「該次」;要改整個系列,按
Shift(Win:Alt)或用彈窗選擇。 - Akiflow 官方說明中心:https://product.akiflow.com/help
- Akiflow 官網《The Method》:https://akiflow.com/method
- how-to-use 指南:https://how-to-use-guide.akiflow.com/
- 各功能頁:Features、Time Management、Share Availability、Integrations、Eisenhower Matrix 等
- Todoist 整合官方文件:https://product.akiflow.com/help/articles/3034975-todoist
- Akiflow MCP 官方文件:https://product.akiflow.com/help/articles/4302815-akiflow-mcp
- 快捷鍵與 Command Bar 語法:https://product.akiflow.com/help/articles/7262522-keyboard-shortcuts
- 進階用戶實務經驗:dawid.ai《How to Use Akiflow Effectively》
註:18 篇整合與 13 篇角色指南多為「同一套體系的程序性/情境性變體」,本知識庫以體系重點 + 清單方式整理。