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🤖 上一篇〈Grok Bot 上手指南〉我寫：先養一個可靠的 Bot，再談下一個。 寫完，打開自己的 Grok Bot，左邊排了十一個。
📋 但它們大部分不寫程式，是拿來管專案的：一位幕僚長，四位有截止日的專案經理，六位沒有終點的部長。拆計畫、盯期限、核對保單、每晚巡進度、每天出簡報——不需要高深智慧，需要的是不會忘、不嫌煩。
⚠️ 也誠實寫了沒做到的：組織圖上的分工是「職責」，不是「權限」。所有 Bot 共用同一台電腦，財務長登入的 Gmail，其他十個都能讀到。
🪞 十一個 Bot 可以同時工作，我的注意力不行。這個團隊真正的瓶頸，是我自己。
🤖 In my last post I wrote: get one reliable bot working before you add another. Then I opened my own Grok Bot. Eleven bots in the sidebar.
📋 Most of them don’t write code — they run projects. One chief of staff, four project managers with deadlines, six department heads with no end date. Breaking plans down, chasing deadlines, checking insurance coverage, nightly progress sweeps, daily briefings. None of it needs genius; it needs something that never forgets and never gets bored.
⚠️ The part I got wrong: an org chart divides responsibility, not access. All bots share one cloud computer — the Gmail my “CFO” signed into is readable by the other ten.
🪞 Eleven bots can work in parallel. My attention can’t. The real bottleneck in this team is me.
前言：上一篇的結論，我自己沒守住
上一篇〈Grok Bot 上手指南〉的最後一句是：先養一個可靠的 Bot，再談下一個。
寫完那篇之後，我打開自己的 Grok Bot，左邊欄位排了十一個。
不過有一件事，可能和多數人想像的不一樣：這十一個 Bot，大部分不是拿來寫程式的，是拿來管專案的。
Grok Bot 的帳號和計費走 Cursor 體系，很多介紹文也從寫程式的角度切入，很容易讓人以為它是工程師的工具。但它真正的底子是「一台不關機的電腦，加上記得住脈絡、會按時回報的同事」，這兩樣東西，任何手上同時掛著很多件事的人都用得到。
我手上的事情確實很多：腎臟科的業務、醫院的系統開發、碩士班的課、博士論文、研究案、音樂和小說創作、月底要出國開兩場會，還有家裡的年度計畫。真正讓我吃力的從來不是哪一件事太難，而是這麼多件事同時在跑，我記不住每一件走到哪裡。
這篇不是教學，比較像一份組織圖的說明書：這十一個 Bot 怎麼分層、各自管什麼、它們之間怎麼交接，還有我用了一段時間之後，覺得哪些地方設計得對、哪些地方其實有風險。
🗂️ 一、先看組織圖
我的團隊分三層：最上面是幕僚長（兼營運長），中間是有截止日的專案小組，下面是沒有終點的 CQI365 常設部門。
中間是「專案小組」，四位專案經理：
| Bot | 管什麼 |
|---|---|
| 2026ASN／INFORMS 專案經理 | 10 月底到 11 月初兩場美國研討會的行前準備 |
| CQI365Life 專案經理 | 個人生活的年／月／週三層計畫 |
| 醫院資訊系統專案經理 | 院內系統開發，追 PR 和 CI |
| 博士論文專案經理 | 論文的進度規劃 |
下面是「CQI365」常設部門，六位部長：
| Bot | 管什麼 |
|---|---|
| 財務長 | 財務相關事務 |
| 研究部長 | 研究案的例行追蹤 |
| 腎臟營運長 | 腎臟科業務 |
| 教學部長 | 碩士班課程的進度與教材 |
| 創作部長（下設創作部經理） | 音樂與小說創作專案 |
| 情報長 | 每日簡報 |
每個 Bot 底下那一行字，是它最近回我的訊息。隨手抓幾則，大概就是這個團隊平常的樣子：
- ASN／INFORMS 專案經理正在核對旅平險保單，有沒有涵蓋 10/21 起的行程。
- CQI365Life 和博士論文兩位專案經理，各自把年／月／週的三層計畫初版交給了營運長。
- 醫院資訊系統專案經理回報：PR 合併之後，main 分支上的 CI 狀態。
- 教學部長的晚間課程進度檢查跑完了。
- 情報長的每日簡報，剛從工作日改成一週七天。
十一個 Bot 裡，真正碰程式碼的只有醫院資訊系統專案經理一個，而且它的工作也不是寫程式，是追進度：PR 合併了沒、CI 過了沒、哪一關卡住。其他十個，做的全是專案管理的事。
📋 二、Bot 不寫程式的時候，它在做什麼
「拿 AI 管專案」聽起來有點空泛，拆開來其實就是幾件很具體的事：
| 專案管理的工作 | 在我的團隊裡長什麼樣子 |
|---|---|
| 拆計畫 | 博士論文和 CQI365Life 都拆成年／月／週三層計畫，週計畫對得回年目標 |
| 盯期限 | ASN／INFORMS 專案經理倒數出國日，一項一項核對：機票、住宿、壁報、保險 |
| 核對細節 | 旅平險保單是否涵蓋 10/21 起的全部行程——這種事人最容易漏，Bot 最不嫌煩 |
| 定期巡檢 | 教學部長每晚檢查課程進度，研究部長早晚各巡一輪 |
| 彙整回報 | 情報長每天出一份簡報，告訴我今天該看什麼 |
| 跨案協調 | 各專案經理把計畫交給營運長，由它看哪幾件事撞在同一週 |
這正好是人最弱、Bot 最強的地方。我可以花一個小時想清楚一個研究設計，但我沒辦法每天早上記得去檢查十一件事各自走到哪裡。以前這些靠 Todoist、靠行事曆、靠腦子；現在每件事都有一個專職的 Bot 替我記著，該回報的時候自己回來找我。
這也是我覺得 Grok Bot 被低估的地方。大家在比它能不能寫出一個 App，但對一個醫師、一個主管、一個同時在讀博士的人來說，更有價值的問題是：它能不能讓我不再弄丟任何一件事？
而且專案管理的工作，剛好符合上一篇說的「好的第一份工作」：常發生、一分鐘就能檢查、有看得見的產出、做錯可以復原。一份週計畫排得不好，我改掉就是了；但它要是寄錯一封信給合作單位，就收不回來了。所以我的 Bot 大多停在「整理、核對、提醒、起草」這一層，對外的動作留給自己。
🧭 三、為什麼分成「專案」和「部門」
這兩層的差別只有一個：有沒有終點。
專案有截止日。ASN 和 INFORMS 開完會、報帳結束，這個專案經理就可以退休；博士論文口試通過，那位專案經理的任務也就結束了。
部門沒有終點。研究、教學、財務、腎臟科的業務，不會有「做完」的一天，它們要的是維持一個水準、按時巡一遍、出狀況時發現。
如果你用過 PARA（Projects／Areas／Resources／Archives）整理檔案或任務，會發現這就是 Projects 和 Areas 的切法。這不是巧合：我的 Todoist 本來就是用同一套 AREA 結構分類（腎臟科、研究、教學、財務⋯⋯），Bot 的分工直接沿用。好處是每一件交辦都有明確的落點：我在 Todoist 裡看到一個任務屬於哪個 AREA，就知道該丟給哪一位部長。
在醫院待久了，這個結構其實很眼熟。醫院有常設的科部，也有為了評鑑、為了某個改善計畫臨時組成的專案小組；小組成員來自各科，任務結束就解散。幕僚單位不直接看病人，但沒有它，各科部就是各做各的。
🤝 四、幕僚長是匯整者，不是守門員
一開始我以為所有事情都會經過幕僚長，實際用起來不是這樣。
我還是會直接找各部長、各專案經理說話，因為那比較快，而且它們各自累積了自己領域的脈絡。幕僚長的角色比較像每週的主管會議：各單位把計畫和進度交上來，它負責看有沒有撞期、有沒有誰在等誰。
博士論文和 CQI365Life 的三層計畫都交給它，就是這個道理。論文的週計畫和生活的週計畫，最後都要塞進同一個人的同一週裡，總要有一個地方同時看得到兩邊。
上一篇我提過：Bot 之間交接，應該傳的是工作狀態——目標、產出檔、已經做的決定、還沒確定的事、下一關是什麼——而不是把整串對話丟過去。這個原則在十一個 Bot 的規模下更重要。每多一次交接，就多一個東西可能掉在地上的地方。
⚖️ 五、對照上一篇的原則：我做到的，和沒做到的
✅ 做到的：工作切得夠窄
十一個 Bot 看起來很多，但每一個的工作範圍都很窄。情報長只做簡報，教學部長只看課程，ASN 專案經理只管這兩場會。
範圍窄的好處是好檢查。上一篇說好的工作要「一分鐘就能檢查」，一個只管一件事的 Bot，比一個什麼都管的總管容易檢查得多。
⚠️ 沒做到的：部門名稱不是權限邊界
這是我寫這篇最想誠實講的一點。
財務長最近回我的一則訊息，開頭是「對，我有讀你的 Gmail」。
上一篇花了一整節講：你帳號底下所有的 Bot 共用同一台雲端電腦，檔案和登入狀態全部共用。財務長登入了我的 Gmail，就代表情報長、創作部長、每一位專案經理，技術上都讀得到我的信箱。
我把團隊排得像一間公司，但它們不像公司部門那樣各有各的門禁卡。組織圖上的分工，是職責的分工，不是權限的分工。在每個 Bot 的說明裡寫「不要碰財務資料」，可以引導它的行為，但不是一道鎖。
👀 還在觀察的：routine 越來越多
情報長的簡報改成一週七天，教學部長每晚檢查，研究部長一天跑早晚兩輪。每一個單獨看都合理，加起來就是一個每天都在背景跑的系統。
上一篇最後一個原則問的是：如果這個 routine 明天消失了，我會發現嗎？
十一個 Bot 之後，我需要對每一個 routine 都問一次這個問題。
🪞 結語：組織圖畫的其實是我自己
排完這張組織圖，我發現它畫的不是 AI，是我自己的工作。
腎臟科、醫院資訊系統、碩士班、博士論文、研究、創作、出國開會、家裡的年度計畫——這些本來就是我每天在切換的角色。以前它們只存在我的腦子和 Todoist 裡，現在每一個角色都有一個 Bot 替我記住脈絡、按時巡一遍。
但有一件事沒變：最後按下核准鍵的，還是同一個人。
📎 延伸閱讀
- 〈Grok Bot 上手指南：一台不關機的雲端電腦，和一群會自己做事的 AI 同事〉— https://x.com/HsuanMingLin/status/2109277704285741111
- xAI 官方文件：Approvals, security, and privacy — https://docs.x.ai/grok-bot/approvals-security-and-privacy
- xAI 官方文件：Skills and routines — https://docs.x.ai/grok-bot/skills-routines-and-automations